Erschienen im Gastgewerbe Magazin Ausgabe 09/2019

Zum 1. Januar 2020 treten aufgrund des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen weitere Neuregelungen in Kraft.

Sicherheitseinrichtungen an Kassen

Die neue Vorschrift bezüglich der Sicherheitseinrichtungen an Kassen, ist im § 146a (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) geregelt. Demnach muss, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, welches aus:

-          einem Sicherheitsmodul,

-          einem Speichermedium und

-          einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

bestehen.

Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Die technischen Standards dazu wurden zum 02.08.2019 veröffentlicht und müssen nunmehr umgesetzt werden. Mehrfach hat sich unser DEHOGA Bundesverband an das Finanzministerium und Bundesfinanzminister Scholz gewandt, um darauf hinzuweisen, dass objektiv eine flächendeckende Ausrüstung aller Kassen im Gastgewerbe mit den entsprechenden Einrichtungen, neben den finanziellen Herausforderungen, mangels Verfügbarkeit seitens der Kassenhersteller, objektiv unmöglich ist.

Dem Anliegen der Branche, die gesetzliche Frist zur Anschaffung der zertifizierten Kassensysteme zu verschieben, wird demnach nicht entsprochen.

Begründet wird dies damit, dass es zum 1. Januar 2020 bereits zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen geben wird. Das Bundesfinanzministerium teilt aber unsere Auffassung, dass eine flächendeckende Realisierung der Umrüstung mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen zum 1. Januar jedenfalls nicht möglich ist.

Aus diesem Grund soll es eine zeitlich befristete sogenannte Nichtbeanstandungsregelung geben, welche den Umsetzungszeitraum verlängert.

Gleichwohl sollte jeder Unternehmer sich mit seinem Kassenhersteller unmittelbar in Verbindung setzen, um nachzufragen wann die entsprechenden Sicherheitseinrichtungen verfügbar sind und wie eine mögliche Nachrüstung erfolgen kann.

Meldepflicht beim zuständigen Finanzamt

Neben der Vorschrift zur Sicherheitseinrichtung an Kassen, gilt ebenso eine Meldepflicht an das zuständige Finanzamt. Dies ist im § 146a Absatz 4 normiert. Demnach muss, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck nachfolgende Informationen mitteilen:

1.      Name des Steuerpflichtigen,

2.      Steuernummer des Steuerpflichtigen,

3.      Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,

4.      Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

5.      Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,

6.      Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

7.      Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,

8.      Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Dies gilt für alle Systeme, welche ab dem 1. Januar 2020 angeschafft oder in Betrieb genommen werden.

In der Gesetzesbegründung heißt es dazu, dass es für die Finanzverwaltung hilfreich ist, Kenntnis über die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen zu haben. Damit diese Informationen der Finanzverwaltung schon bei der risikoorientierten Fallauswahl für Außenprüfungen und bei der Prüfungsvorbereitung zur Verfügung stehen, soll derjenige, der elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 AO nutzt, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichen Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitteilen.

Für alle zum 1. Januar 2020 im Betrieb befindlichen Kassensysteme gilt eine entsprechende Meldepflicht zum 31.01.2020. 

Bislang ist noch nicht eindeutig geklärt, ob eine Übergangsfrist (Nichtbeanstandungsregelung) sich auch auf die Meldefrist bezieht. Das Bundesfinanzministerium informiert bislang, das „ für alle Beteiligten eine angemessene Lösung gefunden werden.“.

Für Kassensysteme, welche ab dem 26.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und die den Anforderungen des BMF Schreibens vom 26.11.2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften) nicht entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, um den Anforderungen des § 146a zu entsprechen, dürfen diese längstens bis zum 31. 12. 2022 weiter verwendet werden.

Hier muss jedoch der Unternehmer, welche diese Kassensysteme weiter nutzen will, die entsprechenden Nachweise seines Kassenherstellers vorweisen können. Aus diesem Grund empfehle ich diesbezüglich dringende Rücksprache mit dem Kassenhersteller.

Belegausgabepflicht

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat diese einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen.

Die Belegausgabepflicht hat ab 1.1.2020 nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst (BMF Schreiben vom 11.07.2019 RN 6.1)

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (BMF Schreiben vom 11.07.2019 RN 16). Damit betrifft dies im Grundsatz jede Speise, jedes Getränk und jede sonstige Dienstleistung oder Handelsware im Rahmen des Verkaufsvorganges.

Dabei muss jedoch zwischen der Erfassung des einzelnen Vorganges in der Kasse und der Erzeugung einer Rechnung (Belegausgabe) für Personen, Tische oder auch Veranstaltungen, unterschieden werden. Die Belegausgabepflicht bezieht sich dabei auf einen Gesamtvorgang. Dieser umfasst selbstredend die einzelnen bestellten Waren, welche zu erfassen und in der zu erstellenden Rechnung einzeln aufzuführen sind.

An die am Geschäftsvorfall Beteiligten muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften ein Beleg über den Geschäftsvorfall ausgestellt und dem an diesem Geschäftsvorfall     Beteiligten zur Verfügung gestellt werden (Belegausgabepflicht - § 146a Absatz 2). Dies bedeutet im Gastgewerbe eine Rechnungserstellung zur Zahlung.

Bei der Zurverfügungstellung eines Papierbelegs reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege (BMF Schreiben vom 11.07.2019 RN 6.8).

Eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht besteht nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen. Jedoch muss dazu gemäß § 148 AO ein Antrag an das zuständige Finanzamt gestellt werden. Dieses kann aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.

Eine Befreiung i. S. d. § 148 AO kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar (BMF Schreiben vom 11.07.2019 RN 6.9) dar.

Die Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entbindet den Unternehmer nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung (§ 368 BGB -BMF Schreiben vom 11.07.2019 RN 6.9).

Wenn ein Beleg ausgegeben wird, gelten für diesen entsprechende Mindestanforderungen. Diese sind im § 6 Kassensicherungsverordnung normiert:

Ein Beleg muss mindestens enthalten:

1.             den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

2.             das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6,

3.             die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

4.             die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2,

5.             das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und

6.               die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.